wirania swasty

Organizing

Pengorganisasian merupakan komponen kedua dari fungsi manajemen. Fungsi ini menggabungkan manusia dan sumber daya lain untuk meraih tujuan serta membangun mekanisme untuk menerapkan strategi. Esensinya, pengorganisasian ini mengarahkan pada struktur organisasi yang meliputi tugas formal yang diberikan, pendirian hubungan pelaporan formal, serta rancangan sistem untuk memastikan efektif koordinasi.

Mengapa pengorganisasian ini penting? Pengorganisasian ini memiliki beberapa keutamaan antara lain:

  • Menyediakan analisis rinci dari pekerjaan yang harus dilakukan dan sumber daya yang akan digunakan untuk mencapai tujuan bisnis
  • Membagi total beban kerja ke dalam kegiatan yang dapat nyaman dilakukan oleh individu atau kelompok
  • Meningkatkan penyebaran produktif dan pemanfaatan sumber daya
  • Mengelompokkan kegiatan yang terkait dan tugas individu secara rasional dalam departemen khusus
  • Mengembangkan hasil struktur organisasi dalam suatu mekanisme yang mengkoordinasikan kegiatan seluruh bisnis menjadi unit yang lengkap, seragam dan harmonis

Adapun dasar-dasar pengorganisasian antara lain:

  1. Menyediakan analisis rinci dari pekerjaan yang harus dilakukan dan sumber daya yang akan digunakan untuk mencapai tujuan bisnis
  2. Membagi total beban kerja ke dalam kegiatan yang dapat nyaman dilakukan oleh individu atau kelompok
  3. Meningkatkan penyebaran produktif dan pemanfaatan sumber daya
  4. Mengelompokkan kegiatan yang terkait dan tugas individu secara rasional dalam departemen khusus
  5. Mengembangkan hasil struktur organisasi dalam suatu mekanisme yang mengkoordinasikan kegiatan seluruh bisnis menjadi unit yang lengkap, seragam dan harmonis

Mari kita bahas satu per satu! Diawali dari perancangan pekerjaan. Langkah awal ini merupakan penentuan tanggung jawab yang berhubungan dengan pekerjaan karyawan. Di samping itu dibutuhkan pula penentuan tingkat spesialisasi dalam organisasi. Spesifikasi pekerjaan menjelaskan apa yang harus dilakukan dan menetapkan standar kinerja yang diharapkan. Spesialisasi adalah cara di mana tugas ini dipecah menjadi unit yang lebih kecil untuk mengambil keuntungan dari pengetahuan atau keterampilan untuk meningkatkan produktivitas khusus.

Keuntungan spesialisasi di antaranya karyawan menjadi sangat ahli pada setiap pekerjaan. Semakin mengerucut pekerjaan, semakin mudah membangun perlengkapan khusus untuk membantu pekerjaan tersebut. Namun terdapat pula beberapa kekurangan di antaranya karyawan dengan pekerjaan spesialisasi tinggi dapat menjadi cepat bosan. Hal ini tentu dapat menurunkan kualitas kerja. Bayangkan jika tiap hari pekerjaannya hanya memotong kain atau memasang kancing pakaian! Selain itu waktu berpindah dapat lebih besar karena harus berganti pekerjaan. Selain itu, jika ada karyawan yang absent/ resign, manager harus melatih orang baru dengan biaya relatif mahal.

Oleh karena itu, adakah alternatif untuk melawan kebosanan dan ketidakpuasan spesialisasi? Pertama melalui rotasi pekerjaan; dengan memindahkan karyawan dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain. Rotasi ini dapat berupa spesifikasi pekerjaan. Sebagai contoh pegawai konveksi yang biasa bertugas memotong kain, dirotasi melakukan pekerjaan lain seperti membuat pola atau memasang kancing baju. Rotasi dapat pula dengan memindahkan area kerja namun dengan tugas dan tanggung jawab pekerjaan yang sama.  Alternatif lain adalah dengan perluasan kerja yakni meningkatkan jumlah tugas karyawan serta pengayaan pekerjaan  dengan meningkatkan jumlah tugas dan tanggung jawab terkait.

Dasar pengorganisasian yang kedua yakni pengelompokkan pekerjaan. Berbagai struktur organisasi dapat dikembangkan melalui departmentalisasi:

  • Fungsional
  • Produk
  • Lokasi
  • Pelanggan
  • Struktur organisasi matriks

Berikut terdapat tiga struktur organisasi tradisional:

Struktur Sederhana

Struktur organisasi ini memiliki karakteristik pembagian yang rendah, rentang kendali yang luas, kewenangan terpusat pada satu orang, serta semi formal. Kelebihan mengadopsi struktur ini adalah cepat (dalam hal pengambilan keputusan), fleksibel, serta pertanggungjawaban yang jelas. Adapun kekurangannya adalah ketergantungan pada satu orang berisiko dan tidak sesuai bilamana organisasi tersebut tumbuh dan berkembang.

Struktur Fungsional

Struktur ini mengelompokkan pekerjaan spesialis yang serupa atau berkaitan. Memiliki keuntungan penghematan biaya dari spesialisasi, karyawan dikelompokkan dengan karyawan lain yang memiliki tugas yang sama. Namun terdapat kekurangan di antaranya mengejar tujuan fungsional dapat menyebabkan manajer kehilangan pandangan tentang apa yang terbaik bagi organisasi secara keseluruhan. Selain itu, spesialis fungsional menjadi terisolasi.

struktur fungsional

(Du Toit, Erasmus, Strydom. 2010.)

 

Struktur Divisional

Yang terdiri dari unit bisnis atau divisi yang terpisah. Keunggulannya, struktur yang demikian dapat fokus pada hasil – manager divisi bertanggungjawab untuk apa yg terjadi dg produk/ layanannya. Namun terdapat duplikasi aktivitas dan sumber daya dpt meningkatkan biaya dan mengurangi efisiensi.

Struktur Divisional

(Du Toit, Erasmus, Strydom. 2010)

 

 

Dasar pengorganisasian selanjutnya yakni pendirian hubungan pelaporan. Pada prinsipnya  hal ini mengembangkan garis pelaporan yang jelas dan tepat, membentuk rantai komando, serta menentukan rentang manajemen. Dasar pengorganisasian keempat adalah pendirian hubungan kewenangan yang merupakan Penugasan tugas ke bagian dan anggota staf juga memerlukan penugasan tanggung jawab dan wewenang. Tanggung Jawab adalah kewajiban untuk melakukan kerjaan atau kegiatan yang ditugaskan. Sedangkan kewenangan   merupakan hak untuk memerintah atau memberi perintah.

Dasar pengorganisasian terakhir adalah pengordinasian kegiatan; yang merupakan proses menghubungkan kegiatan berbagai departemen dalam organisasi menjadi satu kesatuan yang terintegrasi. Alasan utama adalah bahwa departemen dan kelompok dalam bisnis saling bergantung dan membutuhkan satu sama lain untuk melakukan kegiatan mereka. Dengan demikian, waktu ini diperlukan karena berbagai tugas yang lebih kecil telah dijadwalkan untuk bertautan satu sama lain

Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi antara lain:

  • Lingkungan di mana bisnis beroperasi
  • Hubungan antara strategi dan struktur
  • Ukuran bisnis; semakin besar ukurannya, semakin banyak dibutuhkan spesialisasi, departementalisasi, centralisasi, peraturan dan regulasi
  • Staf yang dipekerjakan oleh bisnis
  • Budaya organisasi

 

Kesimpulan

Pengorganisasian merupakan pengembangan struktur kerangka kerja untuk pencapaian tujuan . Yang terpenting dari fungsi manajemen ini dalah mengelompokkan & mengordinasi. Sumber daya dialokasikan kepada individu dan departemen untuk mewujudkannya. Adapun pembagian kerja harus dikoordinasikan.

 


 

Daftar Pustaka

  • Du Toit, Erasmus, Strydom. 2010. Introduction to Business Management 8e. Cape Town: Oxford University Press.
  • Robbins, S. P., and Coulter, M. 2012. Management- eleventh edition. Harlow: Pearson Education Limited.

Leave a Reply

%d bloggers like this: