wirania swasty

Planning

Planning atau perencanaan merupakan fungsi pertama dari manajemen. Segala sesuatu yang baik termasuk dalam organisasi bisnis dimulai dari sebuah perencanaan. Jadi perencanaan itu dapat diartikan sebagai sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tsb secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yg menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengorganisasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi (Robbins & Coulter, 2002). Sule & Saefullah (2010) dalam bukunya mengungkapkan bahwa planning atau perencanaan adalah upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi serta bagaimana hal tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu.

Jadi planning terkait APA yang dirumuskan dapat direalisasikan dan tujuan yang dapat dicapai; SIAPA yang akan mewujudkannya, KAPAN dan DI MANA akan dicapai tujuan tersebut; MENGAPA hal tersebut ingin dicapai, dan BAGAIMANA merealisasikannya. Untuk itu, analisis 5W+1H dapat digunakan untuk merumuskan planning ini.

Dikutip dari buku karangan Sule & Saefullah (2010), terdapat tiga dimensi perencanaan yaitu:
1. Prosess: proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut tercapai
2. Fungsi manajemen: pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan / mengubah tujuan & kegiatan organisasi
3. Pengambilan keputusan: jangka panjang dan yang akan datang mengenai apa, bagaimana dan siapa yang akan melakukan, dimana keputusan yang diambil blelum tentu sesuai, hingga implementasi perencanaan tersebut perlu dibuktikan di kemudian hari.

Perencanaan tak terbatas hanya pada penetapkan maksud dan tujuan organisasi tersebut, tetapi ada beberapa kegiatan lain yang termasuk di dalam perencanaan. Allen dalam Brantas (2009) menjabarkan beberapa kegiatan yang tercakup dalam perencanaan antara lain:
1. Forecasting: Meramalkan masa yang akan datang dalam arti lingkungan umum dari suatu organisasi
2. Programming: menetapkan program langkah tindakan menurut skala prioritas
3. Scheduling: Menerapkan urutan waktu
4. Budgeting: Mengalokasikan sumber daya keuangan yang dimiliki organisasi
5. Mengembangkan prosedur: menormalisasikan cara pelaksanaan system kerja dalam sebuah organisasi
6. Mengidentifikasi kebijakan: membuat keselarasan tindakan dalam menguasai masalah dan situasi pokok yang dialami suatu organisasi

Fungsi perencanaan menurut Robbins & Coulter (2002) yang pertama adalah menyediakan pengarahan berupa apa saja yang harus dicapai oleh organisasi. Kemudian perencanaan berfungsi juga untuk meminimalkan ketidakpastian. Seperti yang kita sadari, dunia semakin cepat berubah terutama perubahan dalam hal gaya hidup dan teknologi. Oleh karena itu, sebuah organisasi harus peka terhadap perubahan dan sebisa mungkin mengantisipasi berbagai ketidakpastian yang mungkin terjadi, seperti perubahan kebijakan pemerintah, harga kurs dollar, dan sebagainya. Fungsi perencanaan lainnya adalah untuk meminimalkan pemborosan sumber daya. Dengan demikian, jika suatu organisasi telah membuat perencanaan, maka organisasi tersebut dapat melakukan efisiensi sumber daya dengan mempersiapkan segala sesuatunya sebelum kegiatan dijalankan. Terakhir, Robbins & Coulter (2002) mengungkapkan bahwa perencanaan memiliki fungsi untuk menetapkan standard dalam pengawasan kualitas. Dalam hal ini ada tiga hal yang perlu diperhatikan. Pertama, menetapkan tujuan dan rencana mencapai tujuan, selanjutnya membandingkan tujuan yang ingin dicapai dan realisasi di lapangan yang terjadi, serta terakhir adaah mengevaluasi penyimpangan dan mengambil tindakan untuk memperbaiki kinerja organisasi.

Tentu saja dalam perencanaan terdapat syarat-syarat yang sebaiknya dipenuhi agar tujuan akhir dari sebuah perencanaan tersebut dapat tercapai. Apa sajakah itu? Tentu saja syarat utamanya adalah faktual dan realistis dalam artian perencanaan yang dirumuskan tersebut wajar. Selain itu, perencanaan harus logis dan rasional (masuk akal) serta fleksibel (dapat beradaptasi dg perubahan lingkungan umum). Syarat lain yang harus terpenuhi adalah adanya komitmen yaitu keterikatan & tanggung jawab dari semua pihak yang terlibat, serta komprehensif/ menyeluruh.

Jika dipandang dari segi waktu, terdapat tiga kategori tujuan. Pertama adalah tujuan operasional. Tujuan ini merupakan tujuan jangka pendek yang ingin dicapai suatu organisasi, sekitar 6 bulan – 1 tahun. Sebagai contoh suatu perusahaan fast food memiliki tujuan operasional berupa peningkatan penjualan fast food sebesar 20% di setiap outlet. Adapun tujuan taktisnya yang ingin dicapai dalam waktu 1-3 tahun adalah meningkatnya pangsa pasar sebesar 30%. Sedangkan tujuan strategis, yang merupakan tujuan jangka panjang 3-5 tahun, salah satunya adalah menjadi market leader di industri fast food. Oleh karena itu, tujuan strategis harus wajar dan logis.

Demikian pula rencana yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai, dari segi waktu ada rencana operasional (jangka pendek), rencana taktis (jangka menengah) dan rencana strategis (jangka panjang). Dari segi kejelasan, rencana ada yang spesifik: jelas dan tidak perlu interpretasi misalnya rencana prosedur kerja, alokasi anggaran, penjadwalan, dan sebagainya. Ada pula rencana direktif yang dirumuskan untuk mencapai tujuan tertentu, walau ada keleluasaan untuk pencapaiannya. Dari segi frekuensi penggunaan, terdapat rencana sekali penggunaan (misalnya kepanitiaan seminar, team proyek) dan rencana yang bersifat terus-menerus ( seperti kebijakan organisasi, prosedur serta aturan kerja)

Adapun langkah-langkah proses perencanaan yang pertama tentunya menetapkan tujuan apa yang ingin dicapai. Kemudian mengembangkan rencana alternatif (plan A, plan B, dst). Langkah selanjutnya adalah mengevaluasi rencana alternatif serta memilih rencana. Agar tujuan tercapai, maka perencanaan harus diakhiri dengan pelaksanakan rencana tersebut dan melakukan perencanaan reaktif jika perlu. Pengambilan keputusan dapat dilakukan secara berkelompok. Ada berbagai cara yang dapat dilakukan diantaranya dengan melakukan brainstorming, Voting (pengambilan suara terbanyak yang diambil melalui pilihan secara tertutup dan rahasia) maupun diskusi untuk memperoleh suara terbaik.

Berikut ini digambarkan proses pengambilan keputusan:
pengambilan keputusan
(sumber: Sule & Saefullah, 2010)

Namun demikian tak selamanya keputusan yang teah ditetapkan berjalan sesuai rencana. Dalam pelaksanaannya, terdapat keterbatasan yang ada dan mempengaruhi pengambilan keputusan diantaranya sumber daya yang terbatas baik itu sumber daya manusia yang akan melaksanakannya, maupun sumber daya keuangan/ anggaran yang terbatas) masalah keahlian/ kompetensi pun dapat menjadi keterbatasan. Selain itu terdapat keterbatasan dari lingkungan yang di luar kendali perusahaan.

Untuk itu diperlukan suatu strategi untuk meminimalkan keterbatasan serta memperbaiki keputusan yang telah diambil. Organisasi perlu menggunakan aturan dengan kriteria prioritas dapat pula dengan kriteria minimum terhadap alternative keputusan. Selain itu perlu dilakukan pengujian terhadap berbagai alternatif keputusan. Salah satunya adalah dengan melakukan simulasi atas skenario alternatif yang mungkin dilakukan.

Pustaka:
• Brantas, 2009. Dasar-dasar Manajemen. Bandung: Alfabeta.
• Robbins, S. P., and Coulter, M. 2012. Management- eleventh edition. Harlow: Pearson Education Limited.
• Sule, E. T., and Saefullah, K. 2010. Pengantar Manajemen- Edisi Pertama. Jakarta: Prenada Media Group.

Leave a Reply

%d bloggers like this: