Merupakan komponen akhir dari proses manajemen yang ditujukan sebagai prosedur untuk memastikan tujuan terpenuhi. Hal ini merupakan umpan balik dan proses review yang mempengaruhi perencanaan. Controlling dapat dimaknai sebagai pengendalian, yakni mengantisipasi dan mengoreksi setiap penyimpangan dlm kegiatan (Sule & Saefullah, 2010). Controlling juga merupakan pengawasan: yakni mengamati kegiatan yg dijalankan dan mengidentifikasi penyimpangan. Sumber lain mendefinisikan pengawasan sebagai proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yg dapat mendukung pencapaian hasil yg diharapkan sesuai kinerja yg ditetapkan (Schermerhorn, 2002). Pengawasan diartikan juga sebagai proses yg memastikan kegiatan aktual terlaksana sesuai yg direncanakan (Stoner, Freeman & Gilbert, 2000).

Adapun tujuan dari pengawasan dan pengendalian adalah sebagai penetapan strategi kinerja perusahaan. hal ini untuk memastikan berjalannya organisasi sesuai rencana: mencakup adaptasi lingkungan, meminimumkan kegagalan, meminimumkan biaya serta antisipasi kompleksitas organisasi.

 

Proses pengawasan diawali dengan menetapkan standar kinerja pada titik-titik strategis. Kinerja atau standar kontrol adalah target yang direncanakan dibandingkan dengan kinerja actual. Dalam hal ini, standar kinerja yang sesuai meliputi standar keuntungan, standar pangsa pasar, standar produktivitas serta standar pengembangan pegawai. Tahap selanjutnya adalah mengukur kinerja aktual. Pengumpulan informasi dan pelaporan kinerja aktual adalah kegiatan yang terus menerus. Syarat penting untuk laporan harus benar-benar dapat diandalkan untuk pengukuran prestasi aktual. Untuk itu, perlu menetapkan informasi apa dan seberapa banyak informasi yang harus dikumpulkan dan diberikan kepada siapa. Terdapat tiga kinerja yang terukur yaitu:

• Kinerja > Standard, organisasi mencapai kinerja yg terbaik
• Kinerja = Standard, organisasi mencapai kinerja baik di tingkat minimum
• Kinerja < Standard, organisasi mencapai kinerja buruk / tak sesuai standard

Tahap pengawasan dilanjutkan dengan evaluasi penyimpangan. Menentukan kesenjangan kinerja antara kinerja standar dan kinerja aktual. Tentukan apakah penyimpangan cukup besar untuk diadakan penyelidikan lebih lanjut. Semua alasan untuk penyimpangan dan kegiatan yang relevan harus diidentifikasi. Tahap terakhir pengawasan adalah tindakan koreksi. Tindakan korektif harus diambil untuk memastikan bahwa penyimpangan tidak akan terulang. Jika prestasi yang sebenarnya sesuai standar maka tidak ada tindakan perbaikan yang diperlukan. Jika prestasi yang sebenarnya tidak sesuai standar: manajemen dapat memilih beberapa stategi di antaranya:

• Meningkatkan kinerja aktual untuk mencapai standar
• Merevisi strategi untuk mencapai standar
• Menurunkan/ menaikkan standar kinerja untuk membuat mereka lebih realistis

Berikut adalah gejala yang membutuhkan pengawasan (Kreitner, 1992):

• Terjadi penurunan profit
• Berkurangnya kas perusahaan
• Penurunan kualitas pelayanan (ada keluhan pelanggan)
• Ketidakpuasan pegawai
• Pekerjaan tidak terorganisasi
• Biaya melebihi anggaran
• Adanya penghamburan/ inefisiensi

 

Pengawasan sendiri dikategorikan ke dalam tiga dimensi:

Berdasarkan proses:

• Di awal kegiatan (feedforward controlling)
• Saat berlangsung kegiatan (concurrent controlling)
• Di akhir kegiatan (feedback controlling)

Berdasarkan Subjek:

• Eksternal (jabatan lebih tinggi)
• Internal (dilakukan sendiri)

Berdasarkan fungsi operasional:

• sumber daya fisik
• sumber daya manusia
• sumber daya informasi
• sumber daya keuangan

Pengawasan sumber daya informasi penting untuk memastikan setiap info yg dibutuhkan tersedia: Sistem Informasi manajemen, Sistem Informasi pemasaran, Sistem Informasi akuntansi, dan sebagainya. Informasi yang relevan dan tepat waktu yang tersedia untuk manajemen selama proses manajemen adalah sangat penting dalam memantau seberapa baik tujuan yang dicapai. Semakin cepat umpan balik yang diterima, semakin efektif fungsi sistem pengawasan organisasi.

Pengawasan sumber daya keuangan sangat penting karena mengelola penyediaan sumber dana dan alokasi dana. Hal ini perlu dikontrol ketat melalui laporan keuangan (Kreitner, 1992) untuk mengantisipasi penyimpangan anggaran (yang dianggarkan tidak sesuai yg dibelanjakan); pengawasan terhadap rasio keuangan (aset, utang, modal), mengelola manajemen kas (aset lancar; transaksi, jaga-jaga, spekulasi) serta pengawasan biaya (mengurangi pemborosan, efisiensi biaya).

Bagan di bawah ini mengilustrasikan proses perencanaan dan pengawasan terpadu. Dapat dilihat bahwa pengawasan tak selamanya dilakukan di akhir proses, tapi dapat juga dilakukan pada saat berlangsungnya proses perencanaan, dan hal tersebut merupakan kegiatan yang terus menerus.

Kesimpulan:

Pengawasan adalah fungsi manajemen pokok yang merupkan langkah terakhir dalam proses manajemen. Pengawasan berfokus tak hanya pada kegiatan dalam organisasi, tetapi juga sumber daya fisik, keuangan, informasi dan manusia. Sistem kontrol yang efektif berdasarkan sejauh mana perencanaan dan pengendalian yang terpadu

 

---

Daftar Pustaka

Du Toit, Erasmus, Strydom. 2010. Introduction to Business Management 8e. Cape Town: Oxford University Press.

Sule, E. T., and Saefullah, K. 2010. Pengantar Manajemen- Edisi Pertama. Jakakta: Prenada Media Group.